Notes de frais et coffre-fort électronique : la réglementation URSSAF valide la fin du papier
Tous les ans, les entreprises se posent toutes la même question en fin d’année lors de l’établissement du bilan :
« Il manque des justificatifs papier sur les notes de frais de mes salariés ».
La solution existe : On parle ici de dématérialisation, connue sous le nom d’archivage numérique à valeur probante (AVP). Mais comment le mettre en place dans votre entreprise ? Quelle est la réglementation de l’URSSAF ?
Qu’est ce qu’une note de frais ?
La note de frais est un justificatif concernant un déplacement professionnel qui permet à la société de récupérer la TVA sur certains types de frais et de rembourser le salarié.
La gestion des notes de frais est un sujet récurrent en entreprise, car il expose potentiellement à des sanctions financières en cas de contrôle de l’URSSAF. Les contrôleurs sont assez tatillons sur les dépenses professionnelles et surtout sur la qualité des justificatifs. En cas d’absence de justificatifs la société risque un redressement fiscal.
Quel est le rôle de l’URSSAF ? Que faire en cas de contrôle ? Comment doivent se présenter les justificatifs ?
Quel est le rôle de l’URSSAF qui fait souvent trembler les chefs d’entreprise ? L’URSSAF est une agence gouvernementale dépendant du ministère de l’Économie et des Finances et de celui chargé de la sécurité sociale ayant pour fonction la collecte des cotisations et des contributions sociales des entreprises. L’URSSAF contrôle les entreprises et les accompagne pour :
- La lutte du travail dissimulé
- La gestion des cotisations
- Le respect de la réglementation
- Le contrôle des notes professionnelles
Le contrôle URSSAF mode d’emploi
Le contrôle de l’URSSAF est toujours anxiogène. Même si tout est calé, il peut toujours y avoir des erreurs, notamment concernant la gestion des notes de frais. Les justificatifs souvent sous forme de ticket papier sont facilement égarés ou froissés. Que l’entreprise ait moins d’un an d’existence ou plusieurs dizaines d’années d’ancienneté, les contrôleurs de l’URSSAF sont susceptibles de venir vous voir dès qu’ils le souhaitent. Il n’y a aucune règle concernant la fréquence de ces contrôles, qui sont faits de façon aléatoire
Le contrôle URSSAF se passe généralement au sein du service financier ou chez votre Expert-comptable.
- Toute personne morale ou physique soumise à des cotisations sociales peut être contrôlée par l’URSSAF, indépendamment du nombre de salariés.
- L’entreprise doit produire toutes les notes de frais liés à l’activité de l’entreprise, de manière rapide, tout doit être archivé et classé. Aucune note remboursée au salarié ou dont sa nature a permis une déductible de la TVA ne doit manquer.
- L’archivage papier est donc fourni au contrôleur qui l’épluche dans une salle qui lui a été réservée. En amont cela a mobilisé plusieurs personnes pour que tout soit prêt et vérifié avant que le contrôleur n’arrive. C’est hélas souvent la panique lorsque plusieurs tickets de restaurants ou d’essence remboursés et/ou déduits de la TVA sont introuvables.
- S’il manque des justificatifs la société est redressée des facturettes non produites au contrôleur, assorti généralement d’une pénalité avec le risque de requalification en avantage en nature
- Les justificatifs doivent être conservés 6 ans sans perte ni détérioration
- Une fois le contrôle effectué, l’URSSAF vous communique ses conclusions via une lettre d’observation. Celle-ci mentionne les erreurs constatées, s’il manque des justificatifs la société est redressée des facturettes déduites et non produites au contrôleur, assortie généralement d’une pénalité
Les erreurs les plus fréquentes en cas de contrôle de note de frais
- L’absence de justificatifs perdus ou non fournis par le salarié. Toute dépense professionnelle doit être justifiée pour être remboursée. Sinon il y a un risque réel de redressement fiscal et de requalification de la dépense en tant qu’avantage en nature. Chaque justificatif doit donc être conservé au format papier ou numérique afin d’être disponible en cas de contrôle.
- Les barèmes en vigueur ne sont pas respectés : Pour les frais au forfait, il y a des plafonds au-delà desquels des charges sociales seront applicables
- Les dépenses hors plafond : un cadeau client, de naissance, de mariage qui excède le plafond maximum donné par l’URSSAF
- Les dépenses assimilées à un avantage en nature : repas à répétition dans de très grands restaurants, hôtels de luxe, cadeaux disproportionnés ….
En résumé : toute dépense professionnelle doit être justifiée pour pouvoir être remboursée et/ou déduite de la TVA. En cas d’absence ou de perte de justificatif de notes de frais, il y a un risque réel de redressement fiscal et de requalification de la dépense en tant qu’avantage en nature. Chaque justificatif doit donc être conservé au format papier ou numérique afin d’être disponible en cas de contrôle.
Pourquoi l’Urssaf est si attentive aux notes de frais ?
Il existe principalement 2 raisons :
Contractuelle
L’entreprise doit pouvoir fournir une note de frais en cas de litige avec le fournisseur ou en cas de contestation des dépenses du salarié.
Fiscale
En cas de contrôle l’entreprise doit disposer des pièces comptables nécessaires à la réalisation de l’audit.
Notes de frais numérique : la loi en matière de dématérialisation et de coffre-fort électronique Article A. 102 B-2 du Livre des procédures fiscales
Le Coffre-fort numérique à valeur probante : ce procédé offre les avantages de la rapidité, de la simplicité et de la fiabilité. Le salarié vous envoie sous forme numérique (photo, lecture optique des justificatifs par une application type OCR). Le service RH/Comptable récupère le justificatif numérique en quelques clics. La mise en place dans le coffre-fort électronique assure la sécurisation, évite d’égarer le justificatif et permet une conservation intacte pendant les 3 ans obligatoires.
La loi en matière de dématérialisation
- 30 mars 2017, un arrêté prévoit l’acceptation des justificatifs dématérialisés par le Fisc.
Et pourtant, le problème subsiste : il faut conserver ses justificatifs papiers en cas de contrôle par l’URSSAF. La dématérialisation n’est pas complètement acquise aux yeux de la loi. - 23 mai 2019, un nouvel arrêté précise la dématérialisation. L’URSSAF accepte cette méthode.
Toutefois, cet arrêté n’est entré officiellement en vigueur qu’au 1er juillet 2019.
Attention cependant : Il n’y a pas de rétroactivité : il faut conserver vos pièces ou documents en version papier datant de la première moitié de l’année 2019, jusqu’au 1er juillet. - Les justificatifs doivent être conservés 3 ans
Ce que prévoit en pratique la loi :
Attention ! Vos factures numérisées ont la même valeur probante que la version papier à condition de respecter les modalités de conservation.
Ce que dit le texte :
« … un cachet serveur fondé sur un certificat conforme, au moins au référentiel général de sécurité (RGS) de niveau une étoile"
Explication : « Le cachet serveur sur certificat conforme » c’est un coffre-fort géré par un établissement reconnu par l’État comme sécurisé et fiable. Ce cachet est injecté dans le fichier PDF du justificatif comme une sorte de tampon pour sceller les données qu’il contient. Le référentiel RGS est un guide de sécurité en la matière. Nous travaillons avec le partenaire certifié E-Doc
«… une signature électronique »
Explication : La signature électronique ou numérique est l’équivalent d’une signature réelle : elle authentifie son auteur et permet de dater un document.
« … une empreinte numérique »
Explication : C’est une technique qui sert à tracer le document pour s’assurer qu’il ne soit pas altéré à l’insu du propriétaire du document. La reproduction doit être effectuée à l’identique sans perte ni compression.
« Une reproduction à l’identique »
Explication : c’est-à-dire sans recadrage manuel, comme couper ou plier. Seul le recadrage prévu dans une application OCR pour améliorer la qualité de la photo est possible. Pas de modification des couleurs non plus. Il faut l’intégrité des documents, leur archivage numérique fiable et leur lisibilité dans le temps (norme ISO 19005-3), associée à un horodatage électronique.
« Le document doit être établi au format PDF/A3 avec un tampon numérique RGS 1* »
Explication : Les originaux numériques ou les copies digitales de factures au format PDF ont valeur de preuve à condition que l’entreprise inclue les mentions légales (numéro de facture, date d’émission, identité des parties) et soit capable de garantir : l’authenticité des factures (identité de l’émetteur, contenu des documents, date de création ), leur intégrité (en aucune façon ils ne doivent être modifiés, altérés ni dénaturés), leur traçabilité et leur lisibilité dans le temps, c’est à dire leur capacité à être restitués au format PDF ou PDF A3, quels que soient les supports et les formats d’archivage numérique.
« Les contrôles d’accès aux processus d’archivage doivent être sécurisés »
Explication : le coffre-fort numérique doit être certifié par L’Etat. Carlabella est partenaire avec E Doc.
CARLABELLA vous propose une solution de lecture optique des justificatifs (OCR) et coffre-fort électronique certifiée avec notre partenaire E-Doc.
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