Au fur et à mesure du développement d’une entreprise, il peut être difficile de gérer les détails des achats à effectuer ou en cours, l’ensemble des commandes et les dépenses qui y sont associées. Suivre l’ensemble des processus d’achat peut alors devenir une tâche chronophage, qui pourrait même bloquer des ressources pouvant être utilisées ailleurs. La demande d’achat, qui sert à ordonner tous les processus d’achat s’avère donc importante pour une meilleure gestion. Si la demande d’achat est souvent confondue avec le bon de commande, il est nécessaire de noter que ces termes désignent des concepts différents. Étant donné l’importance que revêt la demande d’achat, nous estimons qu’une bonne compréhension de tous ses aspects est essentielle. Nous allons essayer de résumer dans cet article toutes les informations dont vous aurez besoin concernant la demande d’achat, c’est-à-dire son importance et ses avantages…
Qu’est-ce qu’une demande d’achat ?
Une demande d’achat est un document formel écrit, émis par un employé, donc en interne, pour que l’entreprise achète un bien ou un service. Cette demande est généralement envoyée au département des achats, qui va le soumettre au service financier. Parfois, c’est le service des achats lui-même qui rédige ce formulaire de demande, qui sera ensuite soumis au département financier de l’entreprise pour approbation. Les demandes d’achat peuvent concerner les besoins d’approvisionnement directs ou indirects, le transport, l’acquisition de matériels informatiques comme des logiciels et ordinateurs…
Qu’est-ce qu’un processus de demande d’achat ?
Le processus de demande d’achat commence par la demande formelle réalisée par un employé pour l’achat d’un bien ou d’un service. Cette demande est faite par le biais d’un formulaire de demande. Le formulaire de demande d’achat comprend généralement :
- la description du besoin en achat, c’est-à-dire la description du bien ou du service que l’employé souhaite acheter,
- le département, le service et le poste budgétaire concernés par la demande,
- l’adresse de l’entreprise,
- la quantité de la commande,
- les informations concernant le fournisseur.
D’autres pièces jointes peuvent y être rattachées, comme un devis, un accord avec le fournisseur, une question, ou toute autre note de fichier. Une fois soumise, la demande d’achat est acheminée aux services ayant la capacité de l’approuver ou de la refuser. Un système de requête permet cet acheminement. Selon les détails fournis sur la demande, le département des achats et/ou le service financier l’approuvera ou non. Chaque entreprise possède ses exigences concernant le contenu de la demande d’achat, mais aussi concernant les critères d’approbation.
Il est à noter que toutes les informations présentes sur le formulaire de demande sont enregistrées dans le système d’achat. De même, toutes les actions ultérieures à l’émission de la demande, comme des approbations supplémentaires, les notes de fichiers et autres informations supplémentaires le sont également. Cet enregistrement permet aux approbateurs finaux d’avoir à leur disposition et facilement tout le contexte qui leur est nécessaire pour leur prise de décision, mais aussi vérifier la conformité du processus.
On peut généralement créer les types de demandes d’achat suivants :
- les demandes d’achat internes, c’est-à-dire des demandes qui concernent l’achat d’article ou de service vers un autre magasin de la société ;
- les demandes d’achat externes, c’est-à-dire les demandes concernant des articles ou des services auprès d’un fournisseur externe.
Deux cas peuvent alors se présenter :
- la demande est approuvée et déclenche un ensemble d’activités qui constitue le processus d’approvisionnement ;
- la demande est refusée pour raison comme un prix trop élevé, une quantité trop haute ou trop basse ou une soumission trop tardive.
Dans le premier cas, un bon de commande est émis et le processus d’approvisionnement est lancé. Dans le second cas, une notification sera envoyée auprès du demandeur, et éventuellement, selon les entreprises, un recours pourrait être lancé.
Pourquoi les demandes d’achats sont-elles importantes pour le processus d’approvisionnement ?
Les demandes d’achats entrent dans ce qu’on appelle le Procure-to-pay ou P2P. C’est un ensemble de processus d’achats au sein de l’entreprise, allant de la demande d’achat au règlement du paiement. Étant donné que la demande d’achat est la première étape de la totalité du processus, si cette dernière est bâclée, le reste des étapes sera difficile à mettre en place.
Ainsi, le bon déroulement du P2P dépendra principalement de la qualité de la demande. Cela tient du fait que plusieurs parties prenantes sont directement impliquées dans la demande d’achat. Parmi ceux-ci peuvent être cités les demandeurs, les approbateurs, le service juridique, le service comptable, le service financier, le service des achats… Au sein de certaines entreprises, presque tous les employés sont autorisés à en formuler une, si bien qu’il peut être difficile de toutes les superviser.
Il est ainsi primordial d’avoir un bon logiciel de gestion des achats dans ce genre de cas, qui servira à rationaliser les demandes et mettre en accord chaque partie. Les demandes d’achat sont donc d’une importance capitale, car elles offrent aux décideurs des informations objectives sur la réelle nécessité de l’achat, le choix du fournisseur… De plus, cela leur octroie la possibilité de savoir de quel budget, alloué à quel service, sera déduit l’achat. Elle permet alors une certaine transparence budgétaire, mais aussi une meilleure optimisation de la gestion financière.
La demande d’achat fluidifie donc le processus d’approvisionnement grâce à :
Meilleure gestion des contrats
La faculté de soumettre le formulaire de demande même si aucun fournisseur n’y est répertorié. Ainsi, le service des achats peut directement s’impliquer et aider à la recherche d’un bon fournisseur, obtenir des conditions plus favorables et réaliser une meilleure gestion des contrats.
Meilleure visibilité
Une meilleure visibilité de la demande par toutes les parties prenantes. À titre d’exemple, le service financier et comptable aura la possibilité de s’assurer de la suffisance du budget, le service informatique et sécurité de vérifier la conformité des produits ou services, l’équipe juridique d’étudier les contrats les plus avantageux.
Plus grande flexibilité
Une plus grande flexibilité. Ainsi, il sera toujours possible pour le service des achats de changer de fournisseur tant que la demande d’achat est en cours d’approbation. Un nouveau fournisseur peut aussi être intégré en parallèle à la soumission de la demande ce qui permettra d’avoir différentes alternatives lors de l’achat.
Meilleure gestion des budgets
Une meilleure gestion du budget, car sans bon de commande émis, la possibilité de mettre en attente la demande offre certaines opportunités économiques. En effet, le budget n’est pas encore engagé et peut être utilisé sur d’autres projets en attendant l’approbation de la demande d’achats.
Limitation des fraudes
La possibilité à tous les partis d’avoir à leur disposition une documentation complète et un historique de tout ce qui a été réalisé durant la demande. Avec un logiciel de gestion des achats et approvisionnements, chacun pourra vérifier qui a demandé ou approuvé quelque chose. Cela limite fortement l’inconduite et la fraude. Ainsi, les employés qui ne sont ni rattachés au service des achats et des approvisionnements ni au service financier, ne pourront générer des documents contraignants comme les bons de commande.
Quels sont les avantages des demandes d’achat ?
Au sein d’une entreprise, il est parfois difficile de choisir si le besoin d’un employé nécessitant un achat doit être formulé de manière informelle ou de manière beaucoup plus formelle. Le choix de recourir à une demande d’achat fait partie des processus formels et offre plusieurs avantages comme :
- une implication facilitée et en amont des différentes parties,
- une protection contre la fraude et les mauvaises pratiques,
- une meilleure capacité de planification budgétaire,
- un processus d’approvisionnement plus optimisé et donc moins chronophage.
L’un des seuls désavantages qui peut être cité est la lourdeur de l’organisation, pouvant engendrer la frustration des employés. Néanmoins, si le système déployé est convivial et facile à adopter, il est possible d’éviter cela. C’est pour cela que nous proposons divers outils qui vous permettront d’effectuer une meilleure gestion de l’approvisionnement, comme le logiciel gestion des contrats, le logiciel de gestion des achats, le logiciel gestion contrats fournisseurs ou le logiciel gestion livraison. Vous pourrez donc choisir le moyen qui vous semble le plus judicieux pour suivre les demandes d’achat générées au sein de votre organisation.
Quelles sont les différences entre demande d’achat et bon de commande ?
La demande d’achat est, comme nous avons pu déjà l’évoquer, une demande formelle d’un besoin d’achat de biens ou de services. Cette demande est réalisée par l’intermédiaire d’un formulaire pouvant être disponible sur le logiciel de gestion des achats et approvisionnements. Le bon de commande est de son côté un document juridique qui inclut certaines contraintes comme la nécessité d’allouer un budget en prévision de l’achat. Il n’est envoyé aux fournisseurs que lorsque la demande d’achat a été approuvée, et son suivi peut être réalisé avec un logiciel de bons de commande.
Certaines entreprises, plutôt que d’utiliser la demande d’achat, vont directement formaliser un besoin d’achat avec un bon de commande. Ce type de démarche peut être assez problématique dans la mesure où ce ne sont pas forcément tous les employés qui auront accès au système générant les bons de commande. De plus, cette pratique rend difficile l’accès aux informations par les parties prenantes, pouvant générer des retards conséquents. Il est également important de spécifier que l’émission d’un bon d’achat nécessite en principe qu’un fournisseur ait déjà été approuvé en amont. Celui qui a été choisi pourrait finalement ne pas correspondre aux exigences et aux contraintes budgétaires de l’entreprise. Les processus incluant un bon de commande, sans passer par une demande d’achats, sont en général assez rigides et difficilement adaptables à un environnement changeant.
Comment savoir si vous avez besoin de mettre en place un processus de demande d’achat ?
La demande d’achat en elle-même n’est pas forcément nécessaire au sein d’une entreprise et plusieurs arrivent bien gérer leur approvisionnement sans ce processus. Il peut donc être complexe de décider si la mise en place d’un processus de demande d’achat est intéressante ou non. Nous allons essayer de vous citer ici quelques cas qui permettent de savoir si cette solution est appropriée à votre organisation.
La difficulté à maîtriser le budget
À partir du moment où vous avez du mal à planifier ou contrôler vos budgets, il peut être attrayant de passer par un processus de demande d’achats.
L’accumulation du nombre de bons de commandes
L’accumulation du nombre de bons de commandes et de requêtes pour des achats. Ici, si vous avez du mal à gérer d’où viennent les requêtes d’achats, si vous vous demandez qui a généré un bon de commande, ou pourquoi les achats ne sont jamais aboutis, la demande d’achat est la solution toute trouvée.
Le manque de contexte
Le manque de contexte lors de l’approbation d’un achat. Si vous vous rendez compte à la dernière minute qu’un budget pour un achat a été validé, que le service juridique ou financier intervient trop tard dans le processus, nous vous conseillons d’utiliser le processus de demande d’achats.
Besoin de négociation
L’impossibilité pour le service des achats ou de l’approvisionnement de négocier les prix, amenant à des opportunités d’économie gaspillées.
Plus de contrôle
L’apparition de bons de commandes issues de fraudes et dont on ne connaît pas la provenance, provoquant des coûts importants lorsqu’ils sont approuvés.
Conclusion
Avec un système de processus de demande d’achat qui peut être géré avec un logiciel de gestion des achats et approvisionnement, vous pourrez facilement transiter vers une gestion beaucoup plus transparente des achats. Cela aboutira à un gain de temps énorme et l’implication directe de toutes les parties concernées. Grâce à l’ergonomie de l’interface de notre application, l’adoption des bonnes pratiques sera accélérée, et les processus relatifs à l’approvisionnement seront fluides.
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