A l’origine il y avait Excel ! Ses formules arithmétiques, ses lignes bien quadrillées, ses erreurs de cellules… d’où… ses présentations au service financier erronées. Aujourd’hui il y a des plateformes qui permettent de gérer de la commande au règlement avec validation automatique des services entre chaque étape, sans avoir à présenter ou convaincre. Toutes les données sont accessibles à tous les services concernés.
Pour les entreprises de toute taille le processus achat peut vite devenir un casse-tête et un parcours du combattant pour valider auprès du service financier et juridique la nécessité de l’achat. D’où parfois des équipes achat de plus en plus importantes pour gérer le processus
Mais tout d’abord : Qu’est-ce que la gestion des achats ?
C’est un process pour obtenir des biens ou services avec la gestion de contrats, d’achats ou de locations de ressources dans le but de mettre en place un projet. Il peut s’agir de contrats externes de prestataires de services, donc de la gestion humaine, ou de l’achat de matériels, de location de salles de réception…. de tout ce qui participe à la construction d’un projet.
Il faut :
- Identifier les besoins
- Eventuellement faire des appels d’offre (pour toutes les collectivités)
- Achats réalisés par l’équipe concernée qui n’est pas forcément celle qui émet la demande
- Intervention du service juridique pour lire les contrats
- Intervention du service financier
- Analyse des risques pour protéger l’entreprise
Toutes ses étapes sont chronophages, les documents envoyés par mail, ne sont pas lus, ou perdus et le service demandeur de l’achat peut voir plusieurs mois s’écouler pour avoir les validations, et enfin lancer le processus achat qui passera encore par des grilles internes avant sa réalisation. Ouf ! Avec de la chance l’achat sera réalisé … 1 an plus tard. Traditionnellement, l’approvisionnement se joue sur deux axes principaux : la recherche stratégique de fournisseurs en amont et la gestion opérationnelle des achats.
Comment se réalise un achat ?
- En amont l’équipe repère les fournisseurs répondant à la demande.
Les conditions minimales requises sont listées et parfois il y a un appel d’offre - En aval, la gestion opérationnelle se fait par le devis, les bons de commande, leur suivi et la conformité entre la livraison et le bon de commande. Enfin le paiement du fournisseur si la livraison est conforme
Beaucoup d’étapes qui font appel à différents services qui de nouveaux s’envoient par mail les éléments à valider, avec toutes les sources d’erreur que cela comporte. Avec une plateforme : tout est automatisé et collaboratif !
1. Mise en place d’un plan de gestion des achats
Les équipes achats s’associent sur la plateforme aux personnes concernées dans le but d’identifier les ressources nécessaires à l’équipe pour boucler le projet. Tous les documents importants seront réunis au même endroit (appels d’offres, demandes d’achats, etc.). Les services financier et juridique seront associés en même temps.
2. Réalisation de l’achat
Le service financier a déjà pu lire sur la plateforme le devis et le service juridique établir les risques éventuels toujours sur la plateforme. Ils aideront le service acheteur à évaluer les meilleures options. Les équipes peuvent se concerter et le service juridique accompagner en ligne sur les négociations.
Le bon de commande sera créé et réalisé en temps réel sans navette entre les différents services, et il fixera tous les détails de l’accord : le prix, la quantité, le délai de livraison du produit, le mode de paiement, etc.
3. Suivre l’achat
A ce stade la plateforme permet d’intégrer une méthode de conduite du processus achat, de superviser les opérations commerciales et d’étudier l’incidence des nouveaux achats sur les activités. Un exemple : achat de nouvelles machines automatisées pour une chaîne de montage ? la plateforme permettra d’évaluer la différence de production avec ou sans machine.
4. Clôture juridique du processus d’approvisionnement
L’équipe juridique et le fournisseur finaliseront les documents concernés, en terminant par une décharge de responsabilité si nécessaire.
5. Intervention du chef de projet
Le chef de projet a pour mission de faire avancer le projet dans le respect du calendrier prévu. Il pourra le faire en live avec la plateforme et informer toutes les parties du déroulement du processus. Il pourra aider l’équipe achat en lui donnant les informations nécessaires notamment sur la livraison, le retour de l’achat effectué et la conformité avec le bon de commande avant règlement.
6. Règlement du fournisseur
Le règlement du fournisseur grâce au rapprochement automatique du bon de commande et de la livraison avec validation du chef de projet si besoin.
Certaines entreprises font appel à un logiciel spécialisé dans la gestion des achats pour organiser et automatiser la diffusion des informations, l’achat, sa conformité et enfin son règlement.
La plateforme c’est encore mieux et encore plus simple. Les entreprises s’économisent des envois de bon de commande, tableau Excel, mails explicatifs …en regroupant sur une plateforme tous les documents et système de validation nécessaires à l’achat.
À ce titre, si vous êtes intéressé pour optimiser votre processus achat, appelez nous pour avoir une démo gratuite en ligne, nous vous présenterons notre plateforme CARLA ACHAT qui automatise le process achat, coordonne tous les services concernés et conserve tous les documents au même endroit, que ce soient vos contrats d’achat, appels d’offres, rapports d’audit, coordonnées des fournisseurs, mises à jour à communiquer aux parties prenantes, etc.
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