► Pour le salarié : La note de frais est un document permettant à un salarié de se faire rembourser les frais professionnels qu’il a engagés dans l’intérêt de l’entreprise Elle prend traditionnellement la forme d’une fiche Excel que le salarié remplit et remet à son entreprise, ce qui est source PERMANENTE d’erreur et très chronophage. Il doit en plus remettre tous ses justificatifs pour être remboursé, au risque de perdre des justificatifs. Le plus souvent, la note de frais porte sur des frais de repas, d’Hôtels, des frais de déplacement, de l’achat de petites fournitures de bureau…

► Pour l’entreprise : La note de frais est une contrainte nécessaire pour l’activité nomade du salarié, sans avoir à fournir une carte de crédit, tout en contrôlant que les frais ne soient pas abusifs et qu’ils soient justifiés.

► Pour l’administration fiscale : Elle vérifie que les frais sont raisonnables, sous peine d’être considérés par l’administration comme des « avantages en nature ». Autant de contraintes pour le salarié et l’entreprise pour que ce processus soit simplifié pour le premier et sécurisé pour l’entreprise vis à vis de sa propre trésorerie, ou de l’administration fiscale.

Les organisations utilisent un logiciel de gestion des dépenses pour simplifier leur processus de remboursement et de rapprochement des dépenses. Le logiciel fournit des fonctionnalités pour la création, la soumission, l’approbation, le remboursement et la comptabilité des notes de frais. Le logiciel remplace la paperasserie manuelle par un flux de travail automatisé pour télécharger, suivre et soumettre facilement les reçus de dépenses. Ces reçus de remboursement sont accessibles aux administrateurs par le biais d’un processus simplifié pour approuver les réclamations tout en vérifiant toute violation de la politique de l’entreprise. De plus, le logiciel aide les organisations à suivre les dépenses d’entreprise de leurs employés.

Une grande partie des frais de déplacement peuvent bénéficier d’un remboursement de la TVA. Néanmoins, certains domaines ne sont pas assujettis à la TVA. Pour en savoir plus : Comment récupérer la TVA sur les notes de frais ?

La technologie de reconnaissance optique de caractères (OCR) est une solution permettant d’automatiser l’extraction de données à partir de texte imprimé ou écrit, à partir d’un document numérisé ou d’un fichier image, puis de convertir le texte en une forme lisible par une machine.

Les entreprises qui utilisent les technologies OCR pour convertir des images et des PDF (provenant généralement de documents papier numérisés) économisent du temps et des ressources qui seraient autrement nécessaires pour gérer des données non consultables. Une fois transférées, les informations textuelles traitées par OCR peuvent être utilisées plus facilement et plus rapidement par les entreprises.

Pour évier les notes de frais sur Excel, vous pouvez recourir à un logiciel de gestion des notes de frais. Des processus plus rapides et plus simples. Éliminez le papier. Acheminez automatiquement les rapports de dépenses vers les approbateurs et payez les dépenses approuvées par voie électronique, réduisant ainsi le temps et le coût de traitement des dépenses.

L’article L 123-22 du code du commerce fixe la durée de conservations des justificatifs des notes de frais à 10 ans, à partir de la clôture de l’exercice durant lequel ils ont été reçus car ils sont considérés comme des pièces comptables. Toutefois, la réglementation fiscale est discordante selon la nature de l’archivage. Le livre des procédures ficales (LPF) détermine la durée de conservation des justificatifs des notes de frais selon leur typologie :

• Archivage papier : 6 ans
• Archivage numérique : 3 ans

Dans ce laps de temps, vous êtes susceptible de faire l’objet d’un contrôle de conformité de la part de l’administration fiscale et d’un redressement en cas de fraude.

Un système efficace de gestion des dépenses permet de suivre, d’enregistrer et de contrôler les dépenses professionnelles d’une entreprise. De plus, les données des notes de frais donnent aux entreprises des informations précieuses pour améliorer la santé financière globale de l’organisation. Il aide également les entreprises à rester en conformité avec les autorités fiscales et améliore l’expérience des employés.
Investir dans un logiciel de gestion des dépenses est le meilleur moyen de vous assurer que votre processus de gestion des dépenses est précis, efficace et responsable.

Les entreprises peuvent encourager les employés à soumettre une note de frais à temps en facilitant la déclaration des dépenses en un seul clic. Un logiciel de dépenses indépendant de l’appareil réduit considérablement le temps et les efforts nécessaires pour remplir les rapports de dépenses professionnelles à temps. De cette façon, les employés peuvent suivre les dépenses au fur et à mesure qu’elles sont engagées et ne plus jamais craindre de perdre des remboursements.

Les factures numériques ont une valeur probante aux yeux de l’URSSAF dès lors qu’un coffre-fort électronique est en place.