Module notes de frais : gestion complète des notes de frais 

Gérez en toute facilité vos notes de frais avec CarlaTravel

Présentation du Module :

Le module de gestion des notes de frais de notre logiciel de note de frais permet de gérer le cycle de vie complet des notes de frais et des avances sur frais, de la saisie de la demande de remboursement, jusqu’à la comptabilisation et au paiement de la note (paiement au format SEPA), en passant par un processus complet de contrôle et validation. Il calcule automatiquement la TVA récupérable sur chaque frais et génère automatiquement les écritures comptables de frais.

Ce module permet ainsi de réduire les coûts de traitement comptable et administratif des notes de frais dans le respect des réglementations fiscales et sociales en vigueur.

Les règles de remboursement (indemnités kilométriques, plafonds, forfaits …) sont appliquées en temps réel dès la saisie de la note. Tout écart éventuel peut faire l’objet d’alertes paramétrables.

Il est possible de joindre des pièces à chaque note et/ou à chaque ligne de frais (dématérialisation des justificatifs).

Les notes de frais peuvent être saisies, suivies et contrôlées sur des tablettes (iPad) via une interface utilisateur dédiée.

Principales fonctionnalités

• Saisie intuitive et contrôlée des frais (application automatique des plafonds) avec possibilité de faire des demandes de dérogation en cas de dépassement
• Gestion des pièces jointes
• Calcul automatique de la TVA récupérable
• Saisie des avances et imputation des avances sur les notes de frais
• Gestion des schémas de validation associés à chaque type de notes avec possibilité de créer des schémas dérogatoire en cas de dépassements de seuils de montant
• Suivi des notes de frais et de leur statut
• Gestion des délégations de saisie et de contrôle
• Génération des écritures comptables et export de celles-ci vers les outils comptables et financiers de l’entreprise
• Génération du fichier des virements de notes de frais au format SEPA
• Mise à disposition de nombreux restitutions et états de reporting paramétrables