Gérer les notes de frais liées au télétravail

Avec les événements récents, le télétravail entre de plus en plus dans les mœurs et méthodes de collaboration entre les employés et les entreprises. Ne nécessitant généralement aucun déplacement, ni présence physique dans les locaux de l’entreprise pour le collaborateur, cette manière de travailler est censée être beaucoup plus pratique. 

De plus, l’ordonnance n°2017-1387 du 22 septembre 2017, présent dans le Code du travail, permet à l’employeur d’être dispensé d’obligations de prise en charge de certains coûts liés à l’exercice du télétravail. Néanmoins, certains frais professionnels subsistent. Nous en parlerons dans cet article.

Quels frais sont pris en charge en télétravail ?

Que supporte l’employeur ?

Comme lors de toutes missions dans le cadre de l’entreprise, seuls les frais professionnels peuvent être pris en charge. Par frais professionnels, la loi entend ici toute dépense engagée directement par l’employé pour exécuter ses tâches. Cela peut autant concerner l‘abonnement internet que l’achat de logiciel ou de forfait téléphonique. 

Même si l’ordonnance n°2017-1387 n’est pas explicite sur ce sujet, la Cour de cassation statue sur le fait que tous les frais engagés par le salarié, pour le bénéfice de l’employeur, doivent être à la charge de ce dernier. Le remboursement n’est pas soumis aux cotisations sociales, tant que les frais sont justifiés. 

Il existe trois catégories pouvant être supportées par l’employeur :

1. Les frais fixes et variables pour la location d’un local privé pour usage professionnel
2. L’aménagement d’un local
3. Les frais fixes et variables liés à l’informatique et la bureautique

Comment cela s’applique-t-il ?

Il existe deux options pour appliquer ces obligations :

1. L’élaboration d’un accord collectif : ce dernier doit préciser les modalités de prise en charge des coûts liés au télétravail
2. La mise en place d’une charte par l’employeur avec accord du CSE

Ainsi, le prise en charge des frais professionnels peut être fait par l’intermédiaire d’un versement d’allocation forfaitaire ou d’un remboursement sur note de frais.

Et concernant l’équipement ?

Afin de mener à bien les tâches liées au télétravail tout collaborateur aura besoin de l’équipement adéquat : ordinateur, bureau, chaise… Ce matériel pourra éventuellement être donné par l’entreprise. 

Ainsi l’employeur se doit de régler toutes questions relatives à ce sujet avant le début du télétravail. Il se doit donc de fournir à tout collaborateur n’ayant pas l’équipement chez lui tout le matériel nécessaire. Couvrir en totalité ou en partie les frais liés à la communication, notamment si le télétravail se fait sur une longue période ou a une durée indéterminée.

Comment le remboursement des notes de frais se fait-il en télétravail ?

Comme nous l’avons évoqué auparavant, il est possible de réaliser un versement d’allocation forfaitaire ou un remboursement sur note de frais lorsque les employés travaillent en remote.

Le remboursement aux frais réels permet une gestion plus efficace des notes de frais. Néanmoins, cela peut être assez pénible, notamment à cause de la perte de justificatifs, l’absence de formalisme, les mauvais suivis. Peuvent en découler frustration, autant du côté de l’employeur que de l’employé, mais surtout stress pour les ressources humaines et la comptabilité. Mais avant d’entrer dans le vif du sujet, voyons quelles sont les conditions de remboursement.

Quelles sont les conditions de remboursement en télétravail ?

Il est à noter que si un salarié travaille en full-remote, il ne perd aucun de ses droits et les conserve comme s’il était présent dans les locaux de l’entreprise. 

Donc, si l’employé bénéficiait de Tickets-restaurant avant de passer en télétravail, il conserve toujours ce droit. Il en est de même concernant les frais liés au transport. 

Pour les autres dépenses, l’employé sera tenu de fournir certains documents pour prétendre au remboursement. Parmi ces derniers, la note de frais, qui permet de comptabiliser et de justifier les dépenses engagées par le collaborateur dans le cadre de la réalisation de son travail. Cette dernière doit comporter les informations relatives à la dépense, comme le nom de l’employé l’ayant réalisée, la date, le montant… Le tout doit être accompagné d’une facture ou d’un reçu comme justificatif.

Nos solutions

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De même, vous pourrez avoir une vue d’ensemble de toutes les dépenses en quelques clics, définir des plafonds, créer des exceptions, etc. L’avantage de nos logiciels est que la communication entre les différentes parties en charge des notes de frais et les processus sont facilités, vous épargnant du temps et de l’argent.

Et si un collaborateur doit réaliser un déplacement professionnel durant son télétravail, vous pourrez opter pour le module de gestion de frais Carlatravel. Ce logiciel permet la dématérialisation des justificatifs, leur sauvegarde sécurisée, la connexion à plusieurs plateformes de réservation, la création d’ordres de mission, la catégorisation des dépenses…

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